Dnevnik registracije potrdil, izdanih zaposlenim. Dnevnik registracije potrdil, izdanih zaposlenim Dnevnik registracije izdaje potrdil zaposlenih vzorčno polnjenje

Dnevnik potrdil, izdanih zaposlenim, olajša iskanje potrebnih podatkov in omogoča izdelavo vzorcev za statistiko. Preberite, kako ga izpolnite in pravilno vzdržujete, prenesite vzorec

Preberite naš članek:

Kako izpolniti in vzdrževati dnevnik registracije potrdila

Dnevnik potrdil, izdanih zaposlenim, olajša iskanje potrebnih podatkov in omogoča izdelavo vzorcev za statistiko. Poleg tega lahko vodja na podlagi registra spremlja izvajanje ustreznih nalog, ugotavlja obseg opravljenega dela, ocenjuje učinkovitost kadrovske službe itd.

V letu 2019 ni potrjenega obrazca za registracijo potrdil, vsako podjetje ima pravico, da ga obdrži v kakršni koli obliki. Lahko kupite že pripravljen obrazec in ga izpolnite ali pa ustvarite svojega po našem vzorcu tako, da natisnete obrazec.

Nekatera podjetja vodijo evidenco izdanih potrdil v elektronski obliki z uporabo MS Excela ali posebnih programov za organizacijo dokumentnega toka.

V kakršni koli obliki revija obstaja v organizaciji, bo njena struktura, če ne enaka, pa zelo podobna. Če se obdeluje veliko dokumentov, je dovoljeno organizirati njihovo diferencirano računovodstvo - na primer po vrsti, oddelku itd.

Če referent sestavlja dnevnik sam, lahko uporabi preprost zvezek formata A4, ga ustrezno naslovi z imenom podjetja, na platnici pa označi tudi datum začetka obračunavanja in pusti prostor za naslednji končni datum.

V dnevniku za registracijo potrdil v letu 2019 je priporočljivo oštevilčiti strani, ga prešiti, narediti potrditveni napis "število listov v dnevniku je šivano in speto", potrjeno s podpisom in žigom upravitelja.

Prvi list bo vseboval razdelek »Zaposleni, odgovorni za vodenje dnevnika«, odvisno od velikosti podjetja mu lahko dodelite 2-3 liste.

Revija obstaja v enem izvodu, zato jo vzdržuje po ena oseba. Običajno je to kadrovski uslužbenec ali uradniški tajnik. Pri izpolnjevanju tega razdelka ne bi smelo biti težav. Zasnovan je v obliki priročne plošče s stebri:

serijska številka;
začetek dela z revijo;
konec dela;
Polno ime odgovorne osebe;
njegov položaj;
podrobnosti o nalogu upravitelja, na podlagi katerega je temu zaposlenemu dodeljena odgovornost za registracijo;
podpis.

Glavni del obrazca je predstavljen tudi v obliki tabele in vsebuje naslednje podatke:

številka vrstice. Za vsak izdan dokument je ločena vrstica, brez presledkov med njimi, da se izognemo registraciji "za nazaj";
datum izdaje potrdila, ki sovpada z datumom, navedenim na samem dokumentu;
Polno ime zaposlenega, ki je zahteval dokument, njegov položaj;
vsebina dokumenta (o višini plače, o prispevkih v pokojninski sklad, o delovnem obdobju itd.);
Polno ime in položaj zaposlenega, ki je izdal dokument;
namen izdaje, kraj zagotavljanja;
podpis vlagatelja ob prejemu. Če listina ni bila izročena osebno, je treba evidentirati, kako je bila izročena delavcu (priporočeno pismo, kurir);
Priporočljivo je ustvariti dodaten stolpec za opombe v nestandardnih primerih (na primer, da vanj vnesete odhodne podrobnosti, če obstajajo)

Zaporedje stolpcev in naslovov stolpcev mora biti enako na vsaki razponki. Ko se revija konča, jo pošljemo v arhiv in začnemo z novo. V tem primeru je treba zvezke oštevilčiti v kronološkem vrstnem redu.

Popravek napak

Sprejemljivi so popravki v dnevniku registracije potrdil. Napačen vnos se prečrta z urejeno črto, pravilni podatki pa se zapišejo nad prečrtanim ali, če prostor dopušča, v vrstici spodaj (ne da bi tej vrstici dodelili nove zaporedne številke).

Če ga na začetku natipkate sami, bi bilo pametno, da ne varčujete s prostorom na papirju in naredite vrstice višje v višino, potem pa po potrebi popravite, ne bo vam treba manjšati, pa tudi madež ne bo videti nečitljiv in površen.

Opomba

Ste izgubili ali poškodovali svoj osebni dokument? o tem, kaj storiti v takšnih situacijah, kaj je mogoče obnoviti in kako ter česa ni mogoče obnoviti

Ko je popravek opravljen v skladu z vsemi pravili, je treba poleg njega postaviti napis "Verjemi popravljenemu" in podpise oseb: odgovornih za vzdrževanje dnevnika in tistega, ki je izdal potrdilo. (če je to seveda ista oseba, bo podpis samo en).

Kako dolgo hraniti revijo

V skladu z odstavkom "g" čl. 358 "Seznam standardnih upravljavskih dokumentov, ustvarjenih v dejavnostih organizacij", ki navaja obdobja shranjevanja, ki jih je Rosarhiv odobril 10/06/00, za referenčne dnevnike in kopije dokumentov, obdobje shranjevanja 3 leta (od datuma zaključka) je ustanovljena.

Za sistematično ureditev kadrovske dokumentacije in evidentiranje izdanih dokumentov organizacija običajno vodi dnevnik izdanih potrdil zaposlenim.

DATOTEKE

Za ta dokument ni enotnega obrazca, obstaja več možnosti oblikovanja. Enega od njih predstavljamo v priloženem obrazcu in vzorcu izpolnjevanja.

Izjave

Za izdajo potrdila zaposleni najprej napiše vlogo. Te izjave je treba hraniti. V skladu z veljavno zakonodajo v Ruski federaciji rok njihovega skladiščenja ne sme biti krajši od treh let.

V praksi se pojavljajo situacije, ko se za izračun pokojnine večkrat zahtevajo potrdila o plačah, razvrščena po letih.

Da ne bi istega dela opravljali večkrat, kadroviki shranjujejo kopije potrdil, ki jih zahtevajo vsaj enkrat na leto, v posebno mapo. Da so certifikati vedno pri roki, ko jih boste potrebovali v prihodnosti.

Sestavni deli revije

Struktura dokumenta je precej preprosta: naslovnica in glavni del. Naslov revije in njen začetni datum sta navedena na naslovnici (obstaja poseben stolpec za končni datum, vendar ga je mogoče izpolniti šele na zadnji stopnji izpolnjevanja). Za navedbo imena organizacije je dodeljen poseben prostor. Nekateri obrazci imajo polja za navedbo obdobja hrambe dokumenta.

Pomembna točka! Če je revija nadaljevanje prejšnje, je treba te podatke navesti na njeni naslovnici z datumi in povezavami do prejšnjega dokumenta.

Toda glavna stvar v dokumentu je glavni del, ki ga sestavlja tabela z naslednjimi stolpci:

Številka vrstice, ki jo je treba izpolniti. Potrdila so razvrščena po datumu in v dnevniku evidentirana v kronološkem vrstnem redu.
Datum izdaje. Ti podatki se morajo ujemati z datumom izdanega potrdila. Če so zahtevam v organizaciji dodeljene registrske številke, je to tudi navedeno v istem stolpcu.
Polno ime zaposlenega. Vloga za izdajo v imenu tega zaposlenega bi morala biti že pri kadrovskem uradniku ali drugem zaposlenem, katerega naloge vključujejo vodenje dnevnika. Naveden je tudi njegov položaj, oddelek, v katerem dela, in njegov poklic. Po potrebi navedite naslov in telefonsko številko te osebe za hitro komunikacijo.
Vsebina pomoči. Ta stolpec vam na kratko pove, za kaj točno je bilo potrdilo izdano. V bistvu zaposleni zahtevajo potrdila o višini in obračunu plač.
Datum in registrska številka izdanega potrdila.
Potrdilo za prejem. Če zaposleni ne more prejeti potrdila v roke, se v tem stolpcu zapišeta datum in oblika pošiljanja potrdila. Na primer s priporočeno pošto, prek kurirske službe (z njenim imenom) itd.
Opomba. Ta stolpec lahko označuje bistveno pomembne informacije, ki niso bile navedene v drugih stolpcih. Na primer motiv, ki je zaposlenega spodbudil, da je zaprosil za certifikat.

Vrste revij

Obstajajo tri glavne vrste revij:

Dokumenti o vodenju kadrovskih evidenc.
Revije o splošnem pisarniškem delu.
Revije o varstvu pri delu.

Vsaka vrsta dokumentacije ima svoje posebnosti. Dnevnik izdanih potrdil zaposlenim je izrazit »predstavnik« dokumentacije v zvezi s kadrovsko politiko.

Shranjevanje

Pri priročni uporabi je nabojnik mogoče namestiti v ovitek iz PVC folije.

Ko je revija končana (potekel ji je rok uporabe), je ne zavržemo. To je v nasprotju z zakonom. Odda se v arhivsko hrambo (predloženi obrazec velja za 5 let, le če zaposleni ne delajo v škodljivih ali nevarnih delovnih razmerah).

Za lažjo namestitev ima nabojnik lahko par lukenj. Omogočajo priročno namestitev revije v arhivsko mapo. Pred izvedbo tega dejanja se ovitek dokumenta odstrani.

Hrbtna stran

Na zadnji strani platnice, na zadnjem listu, je lahko poseben napis-certifikator, ki vam omogoča, da pripravite revijo za dolgotrajno shranjevanje. Toda tudi če ni polj za potrjevanje, se mora vodja po njegovem zaključku podpisati na zadnji strani dokumenta, tam pa mora biti tudi pečat organizacije. Seveda, če je tak postopek pečatenja vsake kopije določen z notranjimi predpisi organizacije (različna podjetja imajo svoja navodila o tej zadevi).

Odgovoren za polnjenje

Funkcionalnost izpolnjevanja dnevnika potrdil, izdanih zaposlenim, v večini primerov izvaja kadrovski uradnik. Toda to odgovornost je mogoče dodeliti referentu ali računovodji organizacije z ločenim ukazom vodje ali določiti v pogodbi o zaposlitvi zaposlenega.

V večini revij je na prvih straneh navedeno polno ime osebe, ki izpolnjuje, njen položaj, obdobje odgovornosti za vodenje revije in osebni podpis. Porazdelitev tovrstnih odgovornosti je zelo pomembna točka v celotni dokumentaciji organizacije.

Ali je ta obrazec potreben?

Za to revijo ni določenega formata. Vendar so priloženi obrazci zelo priročni za uporabo. Lahko jih dopolnimo z različnimi grafi. Na primer, ti dodatni stolpci tabele telesa lahko vsebujejo podatke o:

Registrska številka potrdila ločeno.
Polno ime in drugi podatki zaposlenega, ki je potrdilo pripravil, ter njegov podpis.
Tom, kakšna je bila podlaga za pridobitev certifikata. Povezave do številk dokumentov z datumi.

Vsaka organizacija ima pravico, da se samostojno odloči, katero obliko bo izbrala za vzdrževanje tega dokumenta in kako ga pretvoriti. Glavna stvar je, da je bila sprejeta po nalogu upravitelja in je del računovodske politike podjetja.

Ali so popravki sprejemljivi?

Napake pri izpolnjevanju so zelo nezaželene. Vendar pa so popravki v tem stanju povsem sprejemljivi. Za popravek morate napačne podatke prečrtati z eno vrstico, ob strani ali na vrhu pa zapisati pravilne podatke.

Šteje se, da je popravek pravilno izveden le, če je poleg napisa »Verjemi popravljenemu« in podpisov vseh zainteresiranih (odgovornih za izpolnjevanje) oseb. Le tako bo dnevnik izdanih potrdil zaposlenim pravilno izpolnjen.

Spoštovani kolegi, izdali smo "prazno" revijo - s praznimi naslovi stolpcev.

Če se odločite za vodenje dnevnika računovodstva/registracije kakršnih koli dokumentov ali dogodkov, ki jih je težko najti v prodaji, lahko kupite naš "prazen" dnevnik in izpolnite "naslove" njegovega stolpca na svoj način.

Spodaj ponujamo primere izpolnjevanja vsebine revij:

Dnevnik registracije potrdil, izdanih zaposlenim
Dnevnik registracije in računovodstva dokumentov, izdanih zaposlenim
Dnevnik razporeditve delovnih mest
Register aktov
Dnevnik registracije uradnih zaznamkov (beležke, pojasnila itd.)
Dnevnik registracije in računovodstva osebnih kartic

Revija je "prazna" - s praznimi naslovi je graf objavljen v priročnem formatu (A4, knjiga).

Ovitek je debel in trpežen (debel sijajni karton 300 g + PVC).

Kvaliteten bel papir 80 g.72 strani

Linije so jasne. V tem primeru se črte ujemajo. Več kot 2100 vrstic za vnose. Širina stolpcev je priročna.

Naslovna stran "prazne" revije - s praznimi naslovi je graf videti takole:

Tako se na naslovni strani “prazne” dnevnika - s praznimi naslovi, samostojno izpolni stolpec z nazivom delodajalca, poleg tega pa je zapisano, da je vpisan/objavljen v dnevniku. Navedimo primere.

Primer 2

Stolpec »Začetek: »___«_________20___.« se izpolni ob odpiranju dnevnika. Stolpec »Dokončano: »___«_________20___.« se izpolni ob zaključku dnevnika.

Na drugi in tretji strani revije je razdelek »Zaposleni, odgovorni za vzdrževanje revije«.

Na preostalih straneh revije so prazni stolpci - 5 stolpcev na vsaki strani. Prvi stolpec je nekoliko ožji, ostali so enako široki. Poleg naslovne vrstice ima vsaka stran 30 vrstic, ki jih je treba izpolniti.

Če želite voditi dnevnik z nekaj stolpci (1-5), potem lahko vnesete vnose na vsaki strani. Če nameravate voditi dnevnik z več stolpci (6-10), potem ga lahko vodite "razprtega", vrstice na straneh na levi in desni so točno ena nasproti druge.

Primeri izpolnjevanja vsebine "praznega" dnevnika - s praznimi naslovi stolpcev

Primer 1. Dnevnik registracije potrdil, izdanih zaposlenim

Primer 2. Dnevnik razporeditve del

Primer 3. Dnevnik registracije in računovodstva dokumentov, izdanih zaposlenim

Primer 4. Dnevnik registracije aktov

Primer 5. Dnevnik registracije uradnih zaznamkov (beležke, pojasnila itd.)

Primer 6. Dnevnik registracije in računovodstva osebnih zadev

Primer 7. Dnevnik registracije in računovodstva osebnih kartic

"Prazna" revija - s praznimi naslovi je stolpec oštevilčen neodvisno. Poleg tega je dnevnik zašit, zapečaten in overjen s strani vodje organizacije (ali druge pooblaščene osebe), če to določi delodajalec na lokalni ravni (na primer z navodili za vodenje kadrovskih evidenc). V tem primeru se lahko o tem naredijo ustrezni vnosi na zadnji strani dnevnika.

Delovne in sanitarne (če so na voljo) evidence.
Podatki o višini plače.
Podatki o zavarovalnih izkušnjah in personalizirani podatki o zavarovancu.
Kopije aktov, navodil in odredb o delovni dejavnosti osebe, ki odhaja.

Vsi dokumenti, izdani ob odpustu, morajo biti izpolnjeni in overjeni s pečatom organizacije.

Zaposlitvena zgodovina

To je glavni dokument o delovni dejavnosti in delovni dobi osebe. V primeru zamude pri izdaji se lahko delodajalec kaznuje z globo do 50.000 rubljev.

Izdaja dokumentov ob odpustu, zlasti oblike dela in osebne zdravstvene evidence, je treba zabeležiti v posebnih dnevnikih.

Osebni zdravstveni karton

Zdravniške knjižice morajo imeti vsi delavci, ki se ukvarjajo s proizvodnjo, skladiščenjem, prevozom in prodajo živil, pitne vode, vzgojo in izobraževanje otrok, komunalnih in potrošniških storitev. Ob odpovedi pogodbe o zaposlitvi je delodajalec dolžan vrniti zdravstveno knjižico, tudi če je bila izdana na njegove stroške. Podrobna pojasnila o osebni zdravstveni kartoteki najdete v pismu Rospotrebnadzorja z dne 10. novembra 2015 št. 01/13734-15-32.

2-NDFL

Vsebuje podatke o višini dohodka od začetka koledarskega leta do vključno dneva odpovedi pogodbe. Nadomestilo za neizkoriščen dopust se odraža v potrdilu, vendar znesek odpravnine (če obstaja), ki ni predmet dohodnine, ni vključen v potrdilo (za več podrobnosti glej pismo Ministrstva za finance z dne aprila 18, 2012 št. 03-04-06/8-118).

Potrdilo o plači

Izdano v obliki, odobreni z odredbo Ministrstva za delo z dne 30. aprila 2013 št. 182n. Vključuje podatke o osebnih podatkih zaposlenega in višini njegovega zaslužka za tekoče in dve prejšnji leti.

SZV-M

Ta obrazec vključuje podatke za mesec, v katerem oseba odhaja, v četrtem razdelku pa so navedeni samo podatki o odpuščeni osebi.

Obrazec za poročilo

Potrdilo o zavarovalnih izkušnjah

Tukaj morate navesti podatke o obračunanih, zadržanih in nakazanih dodatnih prispevkih za zavarovanje za naložbeni del delovne pokojnine. Ta obveznost je določena z zveznim zakonom št. 56-FZ z dne 30. aprila 2008.

Personalizirani podatki o zavarovancih

Tretji del je končan. Obdobje je od začetka četrtletja do datuma odpovedi.

Drugi dokumenti

Kateri dokumenti so potrebni pri odpuščanju zaposlenega v vsakem posameznem primeru, se odloči zaposleni sam (razen tistih, ki jih je treba izdati - vsi so navedeni zgoraj). Na primer, nekdanji zaposleni bo morda želel imeti vse izvode predpisov, povezanih z njegovimi uradnimi dejavnostmi:

o sprejemu;
premikanje;
prevodi;
odpuščanje itd.

Če je delavec vsa ta navodila in navodila pisno zahteval pred datumom svojega odhoda, mora biti ta izvod izdan zadnji dan službovanja. Če jih oseba zahteva po odhodu, ima kadrovska služba tri dni časa, da pripravi potrebne kopije.

Prenos primerov

Ko zaposleni zapusti podjetje, je organizacija seveda dolžna z njim skleniti poravnavo in izdati izvirnike in kopije zgoraj navedenih dokumentov, vendar je v nekaterih primerih zaposleni dolžan opraviti tudi določena dejanja, npr. :

oblikovanje ;
prenese primere, ki so bili v njegovem delu.

Ti primeri niso urejeni z zakonom, vendar so v nekaterih primerih, na primer, ko se izvaja, nujni.